オーナー・セクション

このセクションでは、オーナーに属する皆さんに関連する運用ポリシーと使い方について扱います。オーナーに属する方は、既にユーザーセクションを読み、その内容を理解していることが求められます。

オーナーになる

ルームを作成するか、リーダーまたはオーナー、管理者に任命されることで、誰でもルームのオーナーになることができます。

オーナーは、他の利用者のアカウント情報に及ぶような強い専制的な権限は持ちませんが、オーナー自身の管理するルームにおいては、コミュニケーションを促進したり、阻害したり、あるいは恣意的に発言を誘導したりできうるだけの力を持つ、いわば司会者であり議長です。ルームの参加者の心情や関係性に配慮し、公平性を意識し、チームのために権限を行使することを心掛けてください。

ルームの作成

Chat.HRSでは、すべてのユーザーに対してチャンネルとプライベートグループの作成権限を与えています。

ルームの目的と、作成することの価値

特定の目的に対して適切なルームが存在することは、発言に対する心理的負担を下げ、活発なコミュニケーションを促進する一助になります。一方で、発言のまばらなルームが多数ある状態になると、コミュニケーションの内容に対して検索やルーム選択の労力、発言のための心理負担を不必要に高め、コミュニケーション不全を引き起こす場合があります。

ルームを作成する際は、目的や話題があり、参加者がいるであろうことを意識し、ときに作成を控えたり、他のルームに間借りするなどの判断も求められます。

業務や特定の活動ごとのルーム

業務や活動ごとのルームが存在することで、それに関係する者が明確になり、また、部課や会社を跨いだやりとりが容易になります。こういったルームは、業務の責任者などが積極的に作成し、運用していくことを推奨します。命名規則については、「3.ルームの命名規則」を参照してください。

趣味や雑談、遊びのためのルーム

趣味や雑談、遊びのためのチャンネルは、お互いを知り、仲良くなる機会となります。当サービスでは、こういったチャンネルの作成を奨励しています。

• まずは、既に類似または同じ目的のルームがないか検索し、そこに参加することを検討してください。
• アーカイブに同目的のルームがあったら、前オーナーにルームの復活や権限の委譲をお願いしてみてください。
• オーナーとなる者は、広く門戸を開放し、極力来るもの拒まぬ気持ちを持つよう、よろしくお願いします。
• 参加者がどれだけいるかわからないときは、まずは雑談チャンネルや似た話題のチャンネルなどでオープンに話題にしてみてください。盛り上がる前からチャンネルを作るよりも、スムーズに会話が始まる可能性が高まります。

プライベートグループか、チャンネルか

コミュニケーションの透明性を確保するため、以下のいずれにも当てはまらない場合は、基本的にはチャンネルを選択してください。

• 経営や人事、部次長以上の役職者または管理営業部門の機密情報を含む、センシティブなやりとりのためのルーム
• 営業情報など、取引先や他団体のセンシティブな情報に接する恐れのあるやりとりのためのルーム
• 業務内容に個人情報や機密情報を含む、基本的に当該業務担当者以外が触れるべきではない業務のためのルーム
• 情報システム等、従業員やシステム利用者のプライバシー、非公開情報、セキュリティなどに接する情報を扱うためのルーム

ルームの命名規則

一般的なルームの作成時は、定型的な命名規則に従ってください。こうすることで、検索しやすくなり、またアルファベット順に並べたときの見通しがよくなり、目的のルームを探しやすくなります。ルーム名は管理上の理由からあとで変更される場合があることに注意してください。
（例示されたルーム名や団体名はあくまで例であり、架空のものです。アルファベット順で並べると、以下の項目の順序に並びます。）

HRS内の部所課室ごとのルーム: a_部所課室名

例: a_情報技術部、a_技術本部、a_役員室

HRS内の部所課室以外のグループや組織ごとのルーム: g_グループ名

例: g_部次長会、g_親睦会、g_システム管理グループ

社内行事や広報、会社全体のためのルーム: r_簡潔な命名

例: r_情報システム相談室、r_親睦会連絡、
r_セキュリティ情報共有、r_勉強会情報

社外の団体などとの連絡のためのルーム: w_団体やグループ名

例: w_EXAMPLE株式会社、w_電気通信工事、
w_小樽カレイ釣り協会ホームページ制作チーム

各業務ごとのルーム: 業務番号_業務名

例: 05794_タウシュベツ橋梁空撮映像作成業務

業務に対し目的別でルームを分ける場合: 業務番号_業務名_目的

例: 05794_タウシュベツ橋梁空撮映像作成業務_発注者連絡

趣味や雑談、遊びのためのルーム: ルーム名の前に「雑談_」

例: 雑談_ボウリング部、雑談_PCゲーム、雑談_動物写真

その他のルーム: 管理者に相談してください

ルーム情報の編集

ルーム情報が充実していることで、コミュニケーションが円滑になります。ルーム情報を適切に入力してください。

概要

そのチャンネルの目的や用途、趣味などの活動に使うチャンネルであれば、募集要項等について、概要を記入します。

トピック

話題や起きていること、あるいは概要を一言に簡素化したものなどを書くことが推奨されます（「○○業務についての情報共有チャンネル」、「参加者募集中」、「納期まであとちょっと」、「工程会議中」、「今日は現地踏査」など）。
あまり更新すると疲れるのでほどほどに。ルームをディレクトリ（一覧）表示したときなどにもルーム名の真下に表示される、ルーム名の次に目立つ情報であり、プライベートグループに参加していない管理者などにも表示される数少ない情報です。

アナウンス

ルームの参加者に広く周知したいことを書いておくと、目立つように強調されて表示されます。普段は空欄にしておくことが推奨されます。例えば、以下のような内容を表示する必要があるときは、この機能が有効でしょう。

• このチャンネルは業務終了に伴い、アーカイブされます。このチャンネルに参加するゲストの皆様は、5月末日までに必要なファイルを保存するようお願いします。
• 昨日の現場後、フォレスター車内にペンケースの忘れ物がありました。心当たりの方は @n.nobi まで連絡ください。
• 6月付で異動になった方は、6月20日に順次このグループへのアクセス権を失いますので、準備をお願いします。

オーナーの追加と、管理者の招待

オーナーはルームごとに2～3人が望ましい

ルーム作成者は、自分以外のオーナーを追加しておくことで、そのルームを管理する負担を分散することができるほか、万一のことがあった際に円滑にオーナーの引継ぎができるようになります。

システム管理者は各ルームに最低1アカウント

システム管理者グループにいるいずれかのアカウントを招待しておいてください。

バグやシステムトラブル等の際には管理者が対処する必要があり、規約違反行為や何らかの事件が発生した際の調査のためにも管理者が入室する必要があります。そのルームの性質にあわせてルーム作成者自身が管理者を招待することをお勧めします（管理者不在のルームが発見された場合、気付いたいずれかの管理者が入室します）。

オーナーに与えられる権限

自分のルームにユーザーを追加、削除する

自分のルームに自由に人を追加したり、追い出すことができます。

ゲストを追加する場合は、そのルームが社内のあまり口外すべきではないやり取りに使われていないか、そう使ってよいものと認識されていないか、細心の注意を払ってください。また、ユーザーやゲストをルームから追い出す場合、本当にそこまでする必要があるか考えてから実施してください。この扱いはオーナーが持つ権限の中で最も懲罰的なものであり、その人はそのルームにおける自分自身の発言に対するアクセス権すら失います。これは、人間関係に修復不可能な傷をつける場合があるものです。他の方法がないかよく考えたうえで、最終手段としてこの権限を行使してください。

これらの判断に困ったときは、リーダーまたは管理者に相談しましょう。

メッセージを編集する

オーナーは、他人のメッセージを編集する権限を持ちます。規約違反やポリシー違反、行動規範に反する言動に対するものとして、たびたび使うことになるかもしれません。

本人に拠らない削除または編集が行われた場合、赤いマークが付き、検閲・改ざんがあった事実と、誰がそれをおこなったかがそこに残ります。
この権限もまた、他人の尊厳を多少なり傷つけ、不快にしうるものです。誤字脱字や誤情報の訂正などにみだりに使うべきではありませんし、ましてや、ふざけて使うようなものでもありません。 緊急性と重大性が高い（例えば個人情報に係る）問題行動でない限り、この機能を使う前に、その発言に問題がある理由をダイレクトメッセージなどで示して自分で編集することを促すべきですし、仮に編集することになったとしても、メッセージには理由（「行動規範への違反と考えられる部分を削除しました」など）を附記するなどの配慮を行うべきです。

権限の行使よりも、まず対話することを心掛けてください。

ルームのアーカイブ

使わなくなったルームは、長らく誰もアクセスしていないと思われる場合、管理者はオーナーにアーカイブしてよいか尋ねる場合があります。また、そのルームが不要であり、目的を終了していると判断できる場合、オーナーは自らルームをアーカイブすることもできます。業務のルームなどはすぐにアーカイブせず、やり取りが終了して十分に時間が経ってからアーカイブすることをおすすめします。

ルームは削除できない

削除は管理者にしかできません。管理者は、以下のすべてを満たすルームのみ、オーナーに確認したうえで、必要に応じて消極的に削除を行います。

• 重要な目的のチャンネルではないか、既に重要性を失っている。
• 閲覧者が既におらず、誰もアクセスしていない
• アーカイブされてから十分な年数が経っている。
• 最早話題にすることもないだろうと思われる内容である。
• 法的重要性、資料的価値、および情報的価値を持たない。

アーカイブの復元

アーカイブされたルームは、使いたくなった時にいつでも即座に元に戻すことができます。使わなくなったルームで話すべき内容が再び発生した場合などは、気軽にアーカイブの解除を行ってください。