Chat.HRS 利用ガイド

Chat.HRS 利用ガイド

この利用ガイドは、HRS株式会社が社内及び関係者との情報伝達のために運用するチャットシステムの利用に関して簡単に説明するものです。

細かい利用方針等はリーダーまたは管理者にお問い合わせ下さい。
また、利用前には利用規約プライバシーポリシーをお読みください。

Ver.1.1.16+4: 2020-07-15初版 2020-08-02改訂
(バージョニングポリシー)

共通セクション

このセクションでは、全ての利用者に共通する運用ポリシーと使い方について扱います。

使い始める

招待メールを受け取りましたか?まずは使ってみましょう。

  1. ブラウザ画面の左上にあるアイコンをクリックすると、マイアカウントからいろいろな設定ができます。
  2. Rocket.Chatには「プライベートグループ」と「チャンネル」と「ディスカッション」の三種類の「ルーム」と呼ばれるチャットルームがあります。
    • プライベートグループは、招待された特定の人たちのみで構成されるルームです。
    • チャンネルは、当社従業員であれば自由に入退室できるルームです。
    • ディスカッションは、前述のどちらかのルームのやりとりが白熱しそうなときに、スピンアウト先としてルームの入れ子で作ることができるルームです。
  3. ゲスト以外の利用者は、自分が所属する部署のプライベートグループのほか、公開されたチャンネルと、その傘下にあるディスカッションに自由に参加できます。左上の地球儀マークから探してみましょう。
  4. ゲストの皆さまは、管理者またはリーダーから呼ばれたグループとチャンネルに入室することができ、その傘下にあるディスカッションに自由に参加することができます。サイドバーに一つもグループやチャンネルが表示されていない人は、呼ばれるまで少々お待ちください。
  5. 他にも、虫めがねマークをクリックすればやりとりを検索できますし、ソートマークをクリックすれば、並べ替え表示ができます。いろいろ触ってみてください。
  6. グループやチャンネルに入って、下にある入力欄に入力することでメッセージを送ったり、+ボタンをクリックすることで、ファイルなどを投稿することができます。
  7. 誰かの発言にカーソルを持っていくと、右上にボタンが表示されます。ここから、反応を追加したり、スレッドを開始したり、その発言に対するいろいろな操作をすることができます。
  8. ブラウザを閉じているときや外にいるときも使えるように、スマートフォンとPCにインストールしてみましょう(サイトは英語ですが、インストールすれば日本語で使えます!)
    https://rocket.chat/install/

利用者が設定すべきこと

利用者は、画面左上のアイコンをクリックして、マイアカウントから以下の情報を設定してください。

  • 名前
    実名のフルネームが好ましいです
    実名が可能であれば、苗字(半角スペース)名前のフォーマットにしてください。ただし、同姓同名がいる場合などは、名前の後ろに所属やわかりやすい(自分がそう呼ばれても嫌じゃない)特徴などを書くことをおすすめします。
    例: 鈴木 花子(㈱ABC)、山田 太郎(環境)、田中 実(眼鏡)
    夫婦別姓、旧姓使用または併記の希望、その他なんらかの思想・信条・事情があり実名以外を使う場合は、弊社従業員および参加するルームの関係者が認知可能な名前にしてください。
  • プロフィールの写真
    写真でなくても構いません。お好きな画像をどうぞ。
    「URLをアバターに使用」機能は、ご自分で管理しているURLをお持ちの方以外はおすすめしません(リンク先のサイトの都合で突然画像が表示されなくなる可能性があります)。
    見分けがつきやすいよう、ユニークで見やすい画像をお勧めします。
    公序良俗に反する画像は避けてください。不穏当な場合、管理者より警告する場合があります。
  • ステータスメッセージ
    設定は任意です。設定しておくとプロフィール画面やダイレクトメッセージ画面などに表示されます。
    「お出かけ中」でも「現場」でも「追い込み作業中」でも「かぜひいた」でも「ウルトラマンの新作映画最高!」でも「💤」でもなんでもどうぞ。
  • バイオ
    バイオグラフィー。簡単な自己紹介です。
    所属する団体や部署などが載っていると、忘れっぽい人やシステム管理者が助かります。
    それ以外のことは、書きたい人はご自由に。趣味でも好きなお酒でも日記でもなんでもどうぞ。
  • メール
    メールアドレスは変更できないようになっています!
    これはアカウントの乗っ取りや、担当者交代時にアカウントを授受するような運用を防ぐ意味合いがあります。
    メールアドレス変更の際は、管理者に問い合わせてください。
  • パスワード
    簡単すぎるパスワードは設定できません!
    小文字と大文字と数字を含む、8文字以上の文字列にしてください。

もっと安全にする

以下のどちらかの設定をやっておくと、とても安全になります。なるべく設定することを推奨します。これらは通常「二要素認証」または「2FA」と呼ばれます。

  • 2ファクタ認証
    スマートフォンの認証アプリにQRコードを読み込ませて、確認コードを入力すると、ログインのたびにそのスマートフォンに表示されるコードを入力しないといけなくなります。
    スマートフォンを持っている多くの人におすすめです。
  • 電子メールによる2ファクタ認証
    有効にすると、ログインのたびに電子メールで送られてくるコードを入力しないといけなくなります。
    電子メールを社外でも確認できる人におすすめです。

もっと便利にする

以下の設定をやっておくと、もっと便利になるかもしれません。

  • マイアカウント→設定→メッセージ→Enterキーの動作
    通常モードだと、Enterで送信、Ctrl + Enterで改行です。
    代替モードだと、Enterで改行、Ctrl + Enterで送信になります。
    デスクトップモードだと、送信ボタンを押さないと送信されません。
  • マイアカウント→設定→ハイライト
    キーワードをカンマ区切りで入力すると、そのキーワードが含まれるメッセージに反応して通知してくれます。
    自分の名前や自分の関わっている業務名、現場名、上長または部下の名前などを入れておくと便利かもしれません。

利用者のもつロール(権限)

利用者には、以下のどれかまたは複数のロール(権限セット)が与えられます。特別な権限を持っているユーザーは、名前の横にそのロールが表示されます。

システム管理グループ

  • システム管理者です。あらゆることをする権限を持っています。
  • 当社の、役員・管理営業部・情報技術部の一部の人にしか、このロールは与えられていません。
  • 他の利用者の設定を変更したり、権限を奪ったり与えたり、プライベートグループに勝手に参加したり、ルームを削除したり移動したり、システム設定を変更したり、とにかくあらゆることができます。
  • これらの権限は、あくまでシステムとコミュニティの管理のためのものです。管理者が非公開の情報にアクセスすることになった場合、利用者に分かるように残し、管理者自身消さないものとします。
  • 利用者のプライバシーや法令、その他のリスクに配慮し、責任をもってデータとシステムを預かるのが、このグループの役割です。

モデレーター

  • システム以外に関する管理権限の一部を持っています。
  • 現在、リーダーと分掌する必要がないため、このロールは使われていません。

リーダー

  • システム以外に関する管理権限の一部を持っています。
  • 主に、当社の部次長以上の役職員に与えられるロールです。
  • 一般的に、当社従業員以外の利用者は、このロールを持つ人から招待されて参加しているはずです。
  • 人を招待したり、アカウントを失効させたり、他人の作ったルームをアーカイブ(書き込みできない過去ログ)にしたり、他人のメッセージを削除したりプロフィールを修正する権限を持ちます。

オーナー

  • ルームを作った人や、管理を任されている人です。
  • オーナー自身が管理するルームに対してのみ、他の利用者を招待したり、ルームから追放したり、ルームをアーカイブしたり、他人のメッセージを削除したりする権限を持っています。

ユーザー

  • HRSの従業員です。名前の横にロールは表示されません。
  • 自由にルームを作成し、チャンネルに出入りし、ディスカッションを作成し、発言したり、自分の投稿を編集したり削除したりすることができます。

ゲスト

  • HRS従業員以外の利用者には、基本的にこのロールを割り当てます。
  • 管理者やリーダーに招待されたチャンネルとプライベートグループ、その傘下のディスカッションに対してのみ、閲覧と投稿の権限を持つほか、招待されたチャンネルとプライベートグループ内にディスカッションを作成する権限を持ちます。
  • コンプライアンス上の理由などから、業務や会社の活動などの関係が終了した時点で、一時的または恒久的にアカウントが失効することがあります。

ボット、アプリケーション

  • ロボットやアプリケーション用のロールです。管理者が作業を自動化するときや、何らかの機能を追加したいときにこの権限を専用アカウントに与えて使います。
  • 一般的なメンテナンス作業や、統計を取るための情報取得の権限を持たせることができます。現在は、公開されたルームのメッセージを読む権限を与えており、非公開なデータへのアクセス権限は一切持っていません。

その他のロール

  • ロールは必要に応じて今後増える場合があります。新たなロールを作成した場合、この利用ガイドに追記します。

ダイレクトメッセージの運用

ダイレクトメッセージは、雑談や、見られたら困るやりとりに。

  • ダイレクトメッセージは、基本的に当人同士でしか閲覧できません。これは、万一のことがあった時に、そこでやり取りされた内容は失われたり、誰にも気付かれないままになったり、管理者やリーダーがインシデントを見落とす恐れがあるということです。
  • ダイレクトメッセージは、基本的に雑談や、個人間のやりとりにのみ使いましょう。

自分へのダイレクトメッセージは簡易的なメモに使えます。

  • 自分宛のダイレクトメッセージを作成すると、そこは自分にしか見られないメモ帳になります。下書きやデータの一時保管などに使いましょう。

ファイルのアップロード

アップロードできるファイルには制限があります。
最大サイズは120MBで、画像、音声、映像、オフィス、PDF、テキストなどに対応しています(ZIP、RAR、GZIP、7ZIPなどで圧縮することで、それ以外のファイルもアップロードできます)。
アップロードしたファイルは、アップロード先のルームを閲覧できる利用者しか開くことができません。
最大サイズ以上のファイルや、特殊な形式のファイル、公開する相手を細かく設定したいファイルは、FILE.HRS(クラウドストレージ。近日公開)にアップロードしてください(最大10GBまでのファイルに対応しています)。

通知の設定

左上の「マイアカウント→設定」から、通知やメールでの受信について設定ができます。また、各ルームは、右上の「もっと」から通知をオンにしたりオフにしたりできます。

  1. ステータスを「取り込中」や「運転中」などの赤ランプにすることで、煩い通知を一時的に全部シャットアウトできます。忙しいときや集中したいときに活用してください。
  2. うっかり通知オフにしたことを忘れて放置しないように注意してください。

利用端末およびアカウントの紛失・置き忘れ・盗難・破損・不正アクセス

以下の場合は、必ず可及的速やかに管理者またはリーダー、HRS株式会社の管理営業部職員まで報告して下さい。

  • 当サービスのアカウント情報が保存されているか、当サービスにログインした状態のパソコン、スマートフォン、その他の情報端末を、紛失、盗難されるか、置き忘れによって何者かに窃視された恐れがある場合
  • 当サービスのアカウント情報、当サービス上からダウンロードしたコンテンツや通信内容その他の関係する秘密情報が含まれる、パソコン、スマートフォン、USBメモリ、ハードディスク、メモ用紙、印刷資料などを紛失、盗難されるか、置き忘れによって何者かに窃視された恐れがある場合
  • その他、不正アクセスが疑われる場合や、異常と思われる動作に気付いた場合

以下の場合は、管理者またはリーダーまで報告してください。認証情報をリセットし、再設定してもらいます。

  • パスワードの忘失、端末の破損、メールシステムの不調、二要素認証に使っている端末のトラブル等により、サービスにアクセスできなくなった場合。

情報機器の譲渡、売却、廃棄について

近年、譲渡・売却・他社へ廃棄依頼した端末および記憶装置から、データが復元されるインシデントが多発しております。

情報機器を手放す際は、必ずデータを消去してください。

  • HDDは、たとえフォーマットしてもデータが復元される可能性が大変高いため、破壊もしくはハードディスク消去ツールを使っての抹消をおすすめします。
  • SSDは高集積化とコントローラの高度化により、復元が困難であると同時に、確実性の高い抹消も困難になっています。譲渡または売却を行わないことをおすすめします。
  • スマートフォンのデータを完全に抹消することは困難です。基本的には譲渡及び売却をおすすめしませんが、アプリケーションのデータや写真をmicroSDに保管できる機種もあり、これについてはmicroSDを抜き取った後のスマートフォンに「工場出荷状態に戻す」設定を行うことで、安全に廃棄できる場合があります。その場合、抜き取ったmicroSDは譲渡または転売を行わないでください。

確実にログアウトし、再度ログインできないようにしてください。

最も確実なのは、以下の手順です。

  1. あらかじめ二要素認証を有効化しておく(「もっと安全にする」を参照してください)
  2. 二要素認証に使っている端末を手放す場合は、手放す前に二要素認証を無効化し、別の端末に設定することを忘れないでください。ログインできなくなります(この場合は管理者またはリーダーに相談してください)。
  3. マイアカウントの「ログインしている他のクライアントをログアウトする」というボタンをクリックする。
  4. この手順により、あなたがこれまで使ったすべての端末からログアウトされます。現場等に出る前に、現場に持っていく端末でログインできることを確認してください。

よくわからなければ、手放す前に管理者に相談してください。