リーダー・セクション
このセクションでは、リーダーに属する皆さんに関連する運用ポリシーについて扱います。リーダーに属する方は、既にオーナーセクションにある内容を読み、その内容を理解していることが求められます。
リーダーになる
リーダーは、HRS株式会社において部次長以上の役職を持つ者と、HRS株式会社の役員が相当する理由を認めた者だけがなることができます。
リーダーが持つ権限は、システム管理グループのもつ権限ほど強くはありませんが、他人の権利を制限しうる非常に強い権限です。この力は、適切な分掌状態とアクセス権限を維持し、利用規約や行動規範等を守り、チームを守るため、何度も行使する必要に迫られるでしょう。しかし、過度な濫用はコミュニケーションの萎縮や業務の停滞、意欲の低下をもたらし、ときに自身が行動規範に反する状況すら招きます。
利用者のプライバシーや尊厳に配慮し、なんのために権限を行使し、それによって何が起こるのか、常に考えるようにください。
アカウントの管理
リーダー以上の権限者が不正アクセス被害にあうことは、会社にとって重大なインシデントとなります。
リーダー以上の権限者は、必ず二要素認証を有効化するようお願いします。新たにリーダーに任命される者が二要素認証を導入していない場合、管理者はあらかじめ二要素認証をオンにするようお願いの連絡を行います。上手くいかない場合、管理者のいずれかがお手伝いに伺います。
ゲストの招待
リーダーは、HRSの従業員以外を招待し、参加させる権限を持っています。
ゲストを招待する目的、価値とリスク
取引先などの内部者、その他の団体でともに活動する方々を招くことで、コミュニケーションが促進され、業務や活動が効率的に行われるようになるでしょう。また、本サービスの利用は通信の暗号化が前提となっているため、メール以上に安心して業務に関する情報を送受信できるはずです。
リーダーは、それらの方々を自由に招待する権限を持つ一方、ゲストを適切なルームに参加させたり、その必要がある場合はアカウントを失効させる義務を負います。
招待のめやす
以下の方々を招待することを想定しています。それ以外の場合には、管理者または役員に相談してください。
- 受発注関係者であって、チャットでやり取りすることで業務の改善が予想される方
- HRSの購買先・発注先としてのお得意先で、頻繁なやり取りが発生している方
- 外部における会社間の交流活動等で交流があり、共同で事業または研究活動、親睦活動等を行おうとする相手先の担当者
アカウントの失効
オーナーはアカウントを失効させることができますが、この権限の行使は情報の取り扱いの意味でも心理面への配慮の意味でも突然行われるべきではありません。以下のことに十分注意したうえで行ってください。
ゲストや退職者以外のアカウントを失効させない
リーダーは、やろうと思えばユーザーや管理者のアカウントをも失効させることができますが、独断で従業員や退職者のアカウントを失効させることは何一つ良い結果ももたらしません。ゲスト以外のアカウントは決して独断で失効させたり編集したりしないでください。
失効させる前に必ず確認する
ゲストアカウントであっても、あなたの把握していないチャンネルでやり取りをしているかもしれませんし、ゲストの所属する会社側でも保存しなければならないデータをまだローカルにダウンロードし終えてないかもしれません。
余裕を持った期限を切って通知し、その日以降に失効させる
まだ送っておきたかったデータや、これまでのやり取りに付け加えたい一言情報や、挨拶文を載せたい気持ちなどがあるかもしれません。準備と別れの期間を確保し、あらかじめ（できれば一ヶ月ほど）期日を明確に伝えてください（失効期日前に新たな業務でお付き合いが決まり、引き続きのお付き合いになるかもしれません！）。
リーダーに与えられる権限
自分の属するルームや、チャンネルにユーザーを追加、削除する
オーナーは自分のルームだけですが、リーダーはそれ以外に、「自分が閲覧できるすべてのルーム」へのユーザの追加と、「自分の参加するすべてのルーム」からのユーザの削除ができます。
リーダーはオーナーと異なり、会社の重要情報が含まれるルームに参加している場合が多く、ゲストのみならず、ユーザーをチャンネルやプライベートグループに追加する際も、細心の注意を払う必要があります。
一般のオーナーと異なり、リーダーは部署や会社の重要なグループのオーナーを兼ねることもあるでしょう。この場合、懲罰的意味合いではなく、単に異動の結果としてユーザーを追い出す操作をすることになります。
チャンネルから人を追い出す場合は、あらかじめチャンネルのアナウンスに期日を表記しましょう。
メッセージを編集・削除する
リーダーは、他人のメッセージを編集する権限に加え、削除する権限を持ちます。オーナーセクションで説明した通り、編集した場合は赤いマークが付きますが、削除した場合は一切の痕跡が（誰がいつ削除したかすらも）残りません。
痕跡すら残さず削除されれば、誰でも不快感、不信感を持ちます。本人だけではなく、他の利用者も不安を感じます。
メッセージの編集同様、権限の行使よりも、まずはダイレクトメッセージ（場合によっては直接の会話）などで対話することを心掛け、必ず編集・削除を行った事実とその理由をルームに残すようにしてください。
また、基本的には編集機能を使うものとし、削除機能は、例えば、本人たちの名誉のために「誰と誰のやりとりだったか」であるとか、「誰が起こした過ちだったか」自体を消すようなセンシティブなケースにのみ使われるべきで、削除されるメッセージは最低限の数に留められるべきです。
削除した後は、必ず「あるユーザ間で暴言の応酬があったため、16:44～17:05までのいくつかの会話を削除しました」のように、その場に理由と事実を書き残してください。